Man on Computer

CONSEILS POUR VOTRE PREMIER

EMPLOI VIRTUEL

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Maintenant que vous êtes à l'aise avec les processus d'adaptation et de RH relatifs au travail virtuel, il est temps de vous concentrer sur la façon dont vous pouvez exceller dans cette nouvelle opportunité d'emploi. Voici, fourni par des travailleurs virtuels et des employeurs, quelques aspects que vous devriez considérer ainsi que des stratégies éprouvées pour réussir dans votre premier emploi virtuel.

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COMMUNICATION & PLAIDOYER

Au début de votre carrière, vous pourriez être tellement concentré sur le fait de faire bonne impression ou de vous donner tout entier à votre travail que vous pourriez finir par négliger ou ignorer votre espace personnel. Selon une enquête menée par le CCR, plus de 60 % des jeunes répondants étaient préoccupés par le maintien de leur espace personnel. Cependant, il est essentiel d'identifier et de communiquer clairement sur l'espace personnel avec les patrons et les superviseurs. Cela est encore plus important lorsque vous travaillez virtuellement parce que les frontières entre le travail et la vie personnelle ont encore un plus grand potentiel de chevauchement

Identifier vos Valeurs et Besoins

COMMUNIQUER LES LIMITES DE VOTRE ESPACE PERSONNEL

 Si vous avez besoin d'heures plus flexibles, positionnez votre demande de manière à montrer à votre employeur comment cette limite vous aidera à être un employé plus efficace. Ne vous découragez pas si vous n'obtenez pas tout ce que vous voulez tout de suite lorsque vous plaidez pour vous-même, et donnez-vous une date précise à l'avenir ou vous pourrez revoir la question avec votre employeur.

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CONSEILS DE COMMUNICATIONS

Posez des questions à votre employeur ou superviseur sur les attentes professionnelles du poste et les attentes spécifiques au travail virtuel, surtout si vous avez des interrogations sur certains aspects de vos responsabilités. Déterminez, au sein de votre organisation, la norme sur les temps de réponse attendus, sur la meilleure façon d'approcher quelqu'un si vous avez besoin de quelque chose immédiatement, et sur les outils de communication préférés. Respectez les lignes de communication existantes qui ont été mises en place pour un environnement de travail virtuel plus efficace. Par exemple, si votre équipe utilise des mises à jour d'état pour communiquer lorsqu'elles sont disponibles, ne vous attendez pas à des réponses lorsqu'elles ne sont pas disponibles.

Soyez proactif et informez vos collègues et votre patron de votre style de communication optimal, de comment vous préférez recevoir des commentaires et de comment vous travaillez au mieux.

Étant donné que vous ne travaillerez pas au même endroit physique que votre superviseur, il est important pour vous de créer des possibilités régulières d’échanges. Pensez à envoyer un e-mail hebdomadaire à votre superviseur pour l'informer de quelles tâches vous avez terminées, de quels objectifs vous avez accomplis et de ce que vous êtes en train de terminer dans les semaines à venir.

Vous allez construire de nombreuses relations avec les gens par le biais de courriels. Consultez cette ressource sur l'utilisation du ton approprié. Vous pouvez envisager d'utiliser Grammarly’s free tone detector dans votre correspondance ANGLOPHONE également.

RÉSOUDRE LES CONFLITS VIRTUALLEMENT

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Un collègue de votre équipe de travail virtuelle vous envoie régulièrement des courriels urgents à la fin de la journée de travail pour demander de l'aide sur leurs tâches. Bien que vous soyez heureux de l'aider, vous n'appréciez pas d'être sollicité quand vous êtes sur le point de terminer votre journée parce que vous vous sentez obligé de rester. Vous avez décidé qu'il faut en parler.
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DÉFINIR VOS ATTENTES AVEC VOTRE EMPLOYÉ

Employeur
  • Informez vos employés de la manière dont votre équipe communique dans un environnement de travail virtuel et sur la fréquence à laquelle vous devez vous attendre à recevoir des messages. Assurez-vous de communiquer vos attentes pour la correspondance dès le début, et assurer vous que vos employés sont d'accord.

  • Soyez patient. Le démarrage d'un nouvel emploi est un ajustement dans des circonstances normales, et cela peut être un défi encore plus grand dans le monde virtuel. Une fois que vous avez clairement communiqué vos attentes, donnez à vos employés un peu de temps pour apprendre à y correspondre. 

  • Soyez volontaire au sujet de la mise en place régulière de réunions avec vos employés et dites leur lorsqu' ils ont répondu à vos attentes. Cela éliminera les suppositions de la part des employés et les aidera à savoir quelle norme de travail ils doivent s'efforcer de respecter.

CONSEILS POUR PRENDRE SOIN DE SOI DANS LE CADRE DU TRAVAIL VIRTUEL 

ISOLEMENT

Une préoccupation courante parmi ceux qui travaillent virtuellement est la solitude et l'isolement. En fait, dans l'enquête menée par la CCRJ, cette peur de l'isolement a été citée comme l'une des principales préoccupations pour ceux qui travaillent virtuellement. Cela n'est pas étonnant—vous n'avez pas toujours les mêmes possibilités de connexion, il est plus difficile de créer des amitiés au sein d'une main-d'œuvre virtuelle, et, si vous vivez seul, il est facile de passer des jours sans parler à un autre être humain de quoi que ce soit, sauf du travail. Ne pas interagir avec des collègues est la préoccupation numéro un que les jeunes ont en matière de travail virtuel, selon un sondage mené par le CCRJ— en y mettant du votre effort, vous pouvez atténuer les sentiments de solitude et d'isolement.

  • S'impliquer avec vos collègues numériquement. Prenez un peu de temps au début de chaque réunion virtuelle pour avoir une petite conversation afin de vous aider à vous sentir plus connecté à votre lieu de travail et à vos collègues, ou réservez une réunion avec un collègue pour discuter officieusement de sujets hors travail.

  • Comptez sur votre réseau personnel et familial pour un soutien émotionnel pendant les périodes d'anxiété et d'incertitude accrues. Prenez le temps de maintenir votre équilibre travail / vie personnelle  et vos relations.

  • Une fois les mesures de distanciation sociale relâchées, vous pourrez rencontrer en face-à-face des collègues et des employeurs (selon les barrières géographiques) et trouver des sujets de conversations spontanés, à l'instar des interactions sociales que nous trouvons dans les cafés ou lors de réunions en personne. Il y a aussi la possibilité de passer à des espaces de co-travail, de bibliothèques ou de locaux sur les campus.

  • Rejoignez en ligne une communauté de travail virtuelle. Ces groupes peuvent avoir des membres de partout dans le monde qui sont expérimentés en travail virtuel dans votre industrie et sont prêts et disposés à aider les autres membres de la communauté. Ces groupes peuvent également avoir des activités sociales et des questions liées à votre secteur qui contribueront à vous sentir part d'une communauté de travailleurs partageant les mêmes idées.

Employeur
  • Dans les environnements de travail virtuels, trouvez des moyens d'intégrer la jasette occasionnelle dans les réunions virtuelles. Des réunions ouvertes avec des Brise-glace qui permettent à vos employés de se connecter entre eux avant de se mettre au travail. De nombreux exercices de team-building se prêtent également à des espaces virtuels tels que des soirées trivia du personnel, des cocktails ou même un karaoké. À mesure que les espaces de travail physiques rouvriront, veillez à garder les travailleurs virtuels dans le giron de l'équipe, car leurs possibilités de connexion pourraient diminuer.

RELATIONS POSITIVES

Des relations positives sont importantes pour une collaboration virtuelle efficace. Pour promouvoir des relations positives dans un espace de travail virtuel, la communication est essentielle.

  • Apprenez à connaître les membres de votre équipe ou les personnes avec qui vous travaillez souvent et ne limitez pas vos interactions aux courriels ou aux SMS - configurez également des appels ou des vidéoconférences.

  • Parlez avec les gens de votre équipe lorsque vous savez qu'ils ont juste fini un projet comme un moyen de reconnaître ainsi leur travail.

  • Pratiquez l'empathie régulièrement et traitez les autres comme vous voulez être traité. Par exemple, vous n'aimeriez pas que quelqu'un manque de considération pour votre temps, alors respectez le temps des autres.

  • Gardez l'esprit ouvert et soyez réceptif aux retours tout en vous engageant dans une communication à double-sens. Ne prenez pas les retours négatifs personnellement, et traiter les plutôt comme une opportunité d'amélioration dans votre travail.

  • Si vous ne comprenez pas quelque chose, obtenez des éclaircissements, afin que vous sachiez comment procéder efficacement et de manière productive.

  • Cherchez des occasions d'apprendre, car l'apprentissage contribue à favoriser la croissance professionnelle et personnelle.

  • Partagez équitablement les responsabilités professionnelles entre vos collègues, mais prenez également vos responsabilités si quelque chose ne fonctionne pas bien pour vous ou votre équipe.

  • Acceptez que vous allez faire des erreurs au travail, et quand vous en faites, reconnaissez-les et tirez en les leçons.

DISTRACTIONS, PRODUCTIVITÉ, ET MOTIVATION

Avouons-le: Il y a beaucoup de distractions à la maison qui peuvent vous éloigner du travail (télévision, corvées, animaux de compagnie, enfants, etc). Les distractions récréatives sont la principale préoccupation des jeunes lorsqu'il s'agit de maintenir la productivité, selon l'enquête menée par le CCRJ. Lorsque nous sommes dans un espace de travail physique et que nous voyons les autres travailler, notre cerveau est plus susceptible de nous conduire à travailler également. Notre environnement à la maison, d'autre part, est souvent conçu pour nous aider à passer à autre chose après une longue journée, ce qui peut causer un peu de conflit interne.

    • Si vous luttez avec les distractions de la maison, essayez de vous installer dans un endroit où vous pouvez minimiser les tentations de procrastiner; travaillez loin des téléviseurs, des cuisines en désordre ou d'autres personnes lorsque cela est possible.

    • Les ordinateurs peuvent être une source de distraction. Lorsque vous vous sentez coincé, il est facile d'aller sur votre site de médias sociaux préféré et de de perdre la notion du temps. Une excellente façon de surmonter les distractions en ligne est d'intégrer des pauses régulières à votre journée. Une étude de 2011, menée par l'Université de l'Illinois, a révélé que de brefs détournements d'une tâche peuvent considérablement améliorer votre capacité à vous concentrer sur cette même tâche pendant des périodes prolongées. Par exemple, vous pourriez envisager de travailler pendant 25 minutes, puis de faire une pause de cinq minutes.

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L'entraînement à la pleine conscience peut aider à cultiver un état d'esprit centré sur le présent, attentif et non réactif. Dans une étude 2014, des chercheurs de l'université de Miami ont constaté que les étudiants qui ont participé à un cours de formation de pleine conscience de sept semaines ont déclaré être plus précis et plus concentrés dans leur travail. Si vous vous sentez submergé ou distrait par vos tâches de travail, prenez une courte pause pour vous concentrer sur votre respiration et restez dans le moment présent sans laisser les pensées et les soucis au sujet du travail envahir votre pensée.

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Il pourrait être tentant de se lancer dans votre travail en donnant la priorité aux tâches simples et à court terme; cependant, la recherche suggère qu'il est en fait plus productif de prioriser votre travail le plus important.

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  • Si vous êtes un parent qui travaille virtuellement, assurez-vous de connaître les attentes de votre employeur. Identifiez la routine de votre enfant avant de structurer votre emploi du temps. Partagez les temps de présences nécessaires avec d'autres membres du ménage ou des personnes au sein de votre réseau de soutien plus large.      Si vous êtes un parent seul, soyez honnête avec votre employeur au sujet de vos limites et tourner vous vers     votre réseau d'aide si vous en avez besoin.

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Employeur
  • Les employeurs peuvent aider à soutenir la productivité et la motivation de leurs employés qui travaillent virtuellement en vérifiant de temps en temps pour s'assurer que leur personnel n'est pas submergé. Il est également utile d'être un peu plus patient, flexible et compréhensif pendant les périodes d'adaptation au travail virtuel, car cela peut prendre un peu de temps à  votre personnel pour transitionner.

TROUVER UN ÉQUILIBRE

L'épuisement professionnel n'est pas unique aux espaces de bureau physiques. Les travailleurs virtuels sont tout aussi à risque. Si vous êtes toujours « sur le qui-vive » et répondez à des courriels bien après les heures d'ouverture, ou êtes toujours disponible pour plonger dans le travail à tout moment, vous êtes plus susceptible de vous démotiver et risquez l'épuisement professionnel. Cette crainte de ne pas être en mesure de trouver un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle a également été citée comme l'une des préoccupations majeures par personnes interrogées lors du sondage auprès de la jeunesse.

Surmenage: Respectez un horaire quotidien autant que possible et lorsque la journée est terminée, arrêtez vraiment de travailler. Déconnectez-vous des courriels, éteignez votre téléphone ou planifiez une activité pour la fin de la journée qui assurera un arrêt complet des tâches professionnelles.

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Sous-emploi: Le maintien de la productivité tout en continuant à travailler virtuellement était la principale préoccupation citée par les jeunes dans une enquête menée par le CCRJ. Créez des objectifs quotidiens, développez une routine, limitez les distractions et contactez votre équipe si vous avez besoin d'aide. Les personnes interrogées au sondage ont mentionné la création de listes de tâches réalistes et la communication avec les collègues sur les objectifs de travail comme des moyens clés de rester productif. Pendant votre journée de travail, assurez - vous de prendre des pauses périodiques pour maintenir la productivité, de manger des repas équilibrés et de vous dégourdir les jambes.​

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Déterminez votre style de travail: Chacun a ses propres méthodes préférées pour travailler virtuellement. Certaines personnes préfèrent s'habiller et soigner leur présentation comme si elles allaient être dans une pièce avec des gens. D'autres apprécient pouvoir s'habiller informellement. Il n'y a pas de mauvaise façon de travailler virtuellement. Au contraire, la meilleure manière de travailler virtuellement est celle qui vous met le plus à l'aise et vous rend le plus productif.​

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Contrôles Mentaux: Si vous vous sentez démotivé, anxieux, stressé ou généralement pas en forme pendant votre journée de travail, prenez quelques minutes pour réfléchir à ce qui provoque ces émotions qui apparaissent. Prenez un morceau de papier et au moins cinq minutes pour tenter d'écrire un plan stratégique sur comment vous allez surmonter ce sentiment et terminer vos

tâches quotidiennes​. 

Activité physique: Plus de 50 % des répondants au sondage ont cité l'activité physique comme un moyen clé de se ressourcer pendant et après la journée de travail. Le travail peut être stressant, et si nous ne prenons pas le temps de nous débarrasser de ce stress corporel, on peut ne fait qu'en accumuler la charge pour le lendemain. Trouvez une activité physique qui vous convient en fonction de vos capacités physiques et de votre niveau d'expérience. 

Organisez-vous: Organiser les fournitures de bureau dans votre zone de travail peut, par exemple, vous aider à passer en mode

de travail. Planifier et vous munir d'un verre d'eau et d'une collation peut également vous aider à vous sentir plus à l'aise pendant

votre journée de travail. 

Célébrez: Créez un espace dans votre emploi du temps pour vous concentrer sur les éléments de votre travail qui vous plaisent et qui vous aideront à accumuler (à court et à long terme) des expériences professionnelles plaisantes. Prenez le temps de célébrer vos réalisations—même dans les lieux de travail qui ne prennent pas nécessairement le temps de le faire pour vous.

Planifiez vos tâches: Plus de la moitié des jeunes interrogés par le CCRJ étaient préoccupés par les problèmes de santé mentale que pourrait engendrer les postes de travail virtuels. Pour lutter contre cela, concentrez-vous sur les choses à travers lesquelles vous vous sentez compétent et efficace. Par exemple, si vous vous trouvez à travailler sur un projet difficile et avez du mal avec la motivation ou la productivité, essayer de planifier pour en vous en sortir avec succès. Identifier une tâche difficile mais possible à accomplir. Une fois terminé, et quand vous commencez à vous sentir plus efficace, augmentez progressivement le niveau de difficulté des tâches auxquelles vous vous attaquez. Bientôt, vous devriez commencer à ressentir un sentiment de maîtrise.

Prenez soin de votre santé: N'oubliez pas de prendre soin de vous-même comme vous le feriez si vous étiez dans un lieu de travail physique : traiter les maladies et prendre du temps libre lorsque vous vous sentez malade, mangez régulièrement et consciencieusement tout au long de la journée, et donnez la priorité à une bonne nuit de sommeil et à de l'exercice régulier.

Employeur
  • Pensez à vous positionner comme une ressource pour les employés qui travaillent virtuellement et qui rencontrent des problèmes de productivité, ou identifiez un membre du personnel qui peut remplir ce rôle, en favorisant une communication ouverte et honnête sur les défis des employés.

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